ПИШИТЕ КРАСИВО

(для осмысленной и толковой корреспонденция)

 

Четыре главные характеристики *

Два основных метода *

Шесть основных вопросов *

Не забывайте о четырех принципах *

План *

Напишите! Проверьте! Отредактируйте! Перепишите еще раз! *

Эвфемизмы *

Если вы сомневаетесь, то лучше упростите. *

Мнение эксперта *

Резюме *

Тот, кто поставил своей целью добиться успеха для своей компании, института или организации, используя знания о межличностных отношениях, должен уметь поставить себе на службу и сферу переписки — сводки новостей, брошюры или что-то подобное. Нет необходимости говорить, что залогом успеха на пути реализации ваших межличностных отношений является создание благоприятного имиджа, который включает в себя ваш внешний облик, ваши поступки, вашу речь. Однако ваш имидж включает также еще одну чрезвычайно важную сторону — умение выражать свои мысли в письменной форме, что бы те, к кому вы обращаетесь письменно, получили совершенно четкое и понятное сообщение.

Если вы устно обращаетесь к кому-то, вы чаще всего тут же можете оценить, как именно он воспринимает слова, с которыми вы к нему адресуетесь, как он понимает их смысл. Если он не полностью вникнет в ваше сообщение, вы можете по ходу дела изменить, перефразировать то, что вы сказали, использовать некоторые жесты, повториться или даже проиллюстрировать ваши слова графически. Однако если вы пишете кому-то, то у вас нет немедленной обратной связи или возможности изменить ваше послание. Вашему адресату придется наедине разбирать, расшифровывать, интерпретировать вашу информацию, и он будет ее воспринимать в меру своего понимания. Таким образом, вам следует составить ваше послание как можно яснее, даже более тщательно, чем если бы вы обращались к своему собеседнику устно.

Во многих случаях общение через письменный текст оказывается первым контактом, который вы имеете с человеком или организацией; а во многих случаях и единственным. В других случаях письменное общение сводится к стандартной оперативной процедуре или, наконец, является частью вашего взаимодействия с другими. Во многих случаях письменная коммуникация представляет собой не только письменное изложение ваших идей и слепок вашего интеллекта, но также и отражает ваше умение общаться с людьми. Письменный текст может сказать очень многое о вашей личности и вашем характере, а также показать, как другие люди воспринимают эти качества.

Четыре главные характеристики

В основе таких видов текстов, как письмо, сводка новостей, докладная записка, журнальная статья, анкета или рассказ, лежат четыре основных характеристики, или части, всего процесса:

1. В тексте должны быть четко выделены ваши идеи, мысли, понятия, особая точка зрения или аспект рассмотрения проблемы;

2. В тексте должны быть указаны интересы, цели и устремления того человека, который пишет, а также то, что имеет для него значение, его побуждения и мотивы;

3. В тексте должны быть учтены интересы читателя, его цели и устремления; то, что имеет для него значение, его язык и возможности понимания того, что вы написали; его предубеждения, предрассудки и т.д.

4. Текст должен излагаться такими средствами, которые позволяют основные идеи, мысли или понятия наилучшим образом представить читателю.

Два основных метода

Разумеется, нельзя дать общие рекомендации относительно того, как писать рассказ (докладную записку, письмо, эссе, доклад и т. д.), однако любой письменный текст в целом подпадает под один из двух методов:

  1. Метод опрокинутой пирамиды позволяет нам сообщить все факты в первом же абзаце. Дальше в тексте излагаются подробности уже приведенных фактов. Новости в вашей местной газете — хороший пример опрокинутой пирамиды. Основная информация, которую хочет сообщить читателям репортер, практически вся сосредоточена в первых абзацах, а уже затем следуют подробности, которые изложены в последующих абзацах. Перевернутая пирамида является также прекрасным методом написания сочинений, эссе, всевозможных писем и так далее.
  2. Метод обычной пирамиды позволяет нам изложить содержание, постепенно разворачивая перед читателями все подробности. В процессе этого нам дается все больше и больше информации о людях, местах и происшествиях, подходя к своей кульминационной точке или заключению, например, в рассказе или в пьесе. Таким методом могут также быть написаны сочинения, очерки и, в ряде случаев, письма. Хорошим образцом использования такой пирамиды могут быть журнальные статьи и произведения художественной литературы.

Шесть основных вопросов

Та информация, которую на самом деле хочет получить любой человек из письменного текста, может быть сформулирована в ответах на шесть простых вопросов, о которых Редьярд Киплинг писал:

Есть у меня шестерка слуг, Проворных, удалых. И все, что вижу я вокруг, Все знаю я от них. Они по знаку моему Являются в нужде. Зовут их: Как и Почему, Кто, Что, Когда и Где.

О значении этих основных вопросов любой репортер или писатель узнает в самом начале своей карьеры. В любом тексте можно обнаружить эти “кто”, “что”, “когда”, “где” и “почему” (или “как”). Давайте проанализируем эти вопросы.

Кто?

Большинство письменных сообщений говорит нам о деятельности человека или людей или же о некоторых вещах, с которыми связана деятельность человека или благодаря которым он вовлечен в какую-то ситуацию.

Что?

Что произошло? О чем мы говорим? О чем мы хотим, чтобы узнал читатель? Что он должен понять?

Когда?

Когда это происходило или когда это случится? Когда мы хотим, чтобы читатель что-то почувствовал? Сделал бы что-то? Сказал что-то? Когда мы будем действовать или совершать ответное действие? Во многих ситуациях это конкретное “когда” является жизненно важным для плодотворного общения — время встречи, переговоров... когда шеф собирается уехать... прибыть... и т. д.

Где?

Где это случилось или где это будет происходить? Где вы с ней должны встретиться? Где находится человек, который пишет эту докладную записку, аннотацию, письмо? Куда он уехал, куда он собирается, где он сейчас?

Почему?

Почему это произошло, должно произойти, не произойдет, непременно случится? Почему вы должны делать что-то... рассматривать что-то... действовать... реагировать... чувствовать... не чувствовать? Почему вы хотите, чтобы тот или иной человек почувствовал что-то... сделал... сказал? Почему это случилось именно таким образом? Почему эта проблема встала, это событие произошло, эта история случилась?

Как?

Как это произошло... как тому или иному человеку нужно действовать, какие ответные действия предпринять, как делать что-то, не делать, говорить, не говорить? Одного только взгляда на эти вопросы достаточно, чтобы понять, что если вы включите их в свой письменный текст (эссе, доклад, сочинение, речь, письмо и т. д.), то это придаст вашему письменному сообщению завершенность и полноту. В зависимости от того, какую последовательность этих вопросов вы выберете для вашего текста, это придаст ему определенную форму и вызовет у читателей интерес. Ответы на вопросы и их последовательность помогут вашему адресату лучше воспринять ваши идеи, мысли и понятия.

Не забывайте о четырех принципах

Для успешного написания писем, аннотаций, сочинений, эссе, заполнения анкет и т. д. следует помнить также о четырех принципах, которые должны лежать в основе любого письменного материала.

Приступая к составлению письменного текста, помните о том, что вы должны:

1) привлечь внимание тех, кому вы пишете;

2) исходить из их интересов;

3) не упускать их виду их желаний, а также

4) побудить их к определенным действиям

Последнее необходимо всегда иметь в виду прежде всего, потому что самым важным для вашего процесса коммуникации является собственно то, ради чего вы пишете (или говорите) — это побуждение другого человека к определенным действиям. То есть вам необходимо побудить того, кто будет читать ваше письменное сообщение, отреагировать на него физическим действием (сделать или сказать что-нибудь) или получить определенную эмоциональную реакцию (почувствовать что-нибудь). Или и то, и другое вместе — заставить того, кто будет читать ваше сообщение, почувствовать что-нибудь (любовь, гнев, сожаление, раскаяние и т. д.) и затем сделать или сказать что-нибудь (ответить что-нибудь доброжелательное, поцеловать вас или, наоборот, наказать вас... возбудить или прекратить судебный процесс и т. д.), произвести впечатление или поправить кого-то, предложить любовь или отвергнуть ее... Одним словом, если вы будете помнить о том, что нужно привлечь внимание, учесть интересы и желания, а также вызвать ответную реакцию, действия того, кому адресован текст, то это поможет вам усилить воздействие вашего текста на этого человека и добиться желаемого результата. Прежде, чем вы начнете составлять свое письменное сообщение, вам необходимо набросать план.

План

Всякий, кто имел дело со строительством дома, скажет вам, что вы всегда можете отклониться от первоначального наброска, например, расположить окно не в том месте, где это было запланировано, или использовать не тот материал, который предполагалось пустить в дело, без особого ущерба для результата. В отношении текста, который вы собираетесь написать, у вас тоже есть определенная свобода, поскольку ваш план является лишь общей концепцией вашего будущего текста.

План может быть развернутым и подробным, а может быть коротким и очерчивать ваши намерения в самых общих чертах. Но в любом случае, он должен содержать в себе ответы на основные вопросы, о которых мы говорили выше, и ставить их в определенном порядке. Таким образом, ваш план должен обрисовывать все основные положения, которые вы собираетесь развернуть в вашем письменном сообщении. Все части должны быть связаны, взаимообусловлены и должны взаимодействовать между собой. Каждая следующая часть должна логически вытекать из предыдущей. Все части должны быть понятными и полными. Ваш план может выглядеть, как собрание замечаний, которые вы должны рассмотреть в определенном порядке так, чтобы они в развернутом виде могли бы полностью представить ту мысль, которую вы задумали изложить.

Это может быть краткое изложение (всего в одном-двух предложениях) того, что вы хотите сказать, иногда просто заголовки и подзаголовки. Или план может быть более подробным, если вы включите в него ответы на основные вопросы, каждый в одной-двух фразах, не более.

Ваш план может быть более детальным, если вы вставите в него основные положения, освещающие:

1) заголовок, отражающий смысл каждого отрывка;

2) мысли, которые должны быть раскрыты;

3) перечислите источники вашей информации;

4) обоснуйте тот материал, которым вы пользуетесь;

5) подберите анекдоты и цитаты;

6) изучите возможности наглядных пояснений. План может быть расширен в том случае, если вы будете рассматривать ответ на каждый из вопросов в качестве самостоятельного наброска с собственной конструкцией, вносящей вклад в общий план. Выберите себе такой образец плана, который наиболее полно отвечает вашим интересам в соответствии с тем, что вы хотите написать, и после этого напишите свой план.

Напишите! Проверьте! Отредактируйте! Перепишите еще раз!

Теперь вы знакомы с тем, что должны делать, когда хотите общаться письменно:

  1. Вы должны иметь представление о тех, кому собираетесь писать, учитывать их интересы, потребности, желания, а также знать их язык, возможности понимания и, кроме того, их склонности, пристрастия, предрассудки и предубеждения;
  2. Вы должны определить, что вы хотите сказать им и как вы хотите им это сказать, какой ответ рассчитываете получить;
  3. Вы должны выбрать метод и средства, с помощью которых вы будете составлять свое письменное сообщение и которые дадут вам возможность наилучшим образом послужить вашим целям в это время и в этих обстоятельствах;
  4. Вы должны составить набросок; (Все это может занять пять минут, пять часов или даже пять дней. Иногда вы можете сделать это в уме, сами того не подозревая, почти неосознанно.)
  5. Вы должны написать свое сообщение, тщательно подбирая слова, составляя предложения, абзацы и используя правильную пунктуацию. (Вы также знаете, как можно отклониться от правильных конструкций, пунктуации и так далее для того, чтобы произвести определенный эффект.)

После того, как вы выполнили эти пять требований и ваше послание закончено, то это не означает завершение работы над ним. Теперь, в зависимости от степени важности вашего письменного документа, вы должны проверить его, отредактировать и переписать. Если это для меня очень важно, я переписываю свой документ не менее трех раз! Проверьте то, что вы написали. Действительно ли в вашем документе говорится именно то, что вы хотели сказать? Может ли какая-то его часть быть понята неверно? Могут ли ваши идеи, ваши понятия быть истолкованы иначе, чем вы этого хотели? Является ли ваше послание понятным и цельным? Ответили ли вы на все важные вопросы? Уверены ли вы в том, что все слова, которые вы использовали, означают именно то, что вы хотели ими выразить? Нет ли в. вашем послании грамматических ошибок? Сможет ли адресат до конца понять смысл слов, написанных вами?

Эвфемизмы

Пользуетесь ли вы эвфемизмами, более мягкими эквивалентами достаточно резких слов или выражений, которые предпочтительно завуалировать. (Как лучше сказать: “Он умер” или “Он ушел из жизни”? “Бедный” или “нуждающийся”? “Старый человек” или “человек преклонного возраста”?) Эвфемизмы не являются недавним изобретением человечества. Германцы в средневековье, чтобы уменьшить свой страх перед медведями, называли их искателями меда. Древние греки, стараясь задобрить богов, называли их добрыми существами. Говорят, что в средние века португальцы переименовали “Мыс штормов” в “Мыс доброй надежды”. Эвфемизмы используются для того, чтобы замаскировать нежелательное слово. Так, например, неудача часто может быть названа как “неполный успех”. Когда в 1986 году в воздухе взорвался “Челленджер”, то специалисты из НАСА сказали, что это была “неисправная работа” главных систем. У вас часто может возникнуть потребность в эвфемизмах, если в силу определенных обстоятельств вы хотите сделать слово или фразу более приятными и приемлемыми для того человека, который получит ваше сообщение. В любых случаях употребляйте их для того, чтобы ваше послание было воспринято правильно, однако используйте их разумно.

Если вы сомневаетесь, то лучше упростите.

Уинстон Черчилль любил повторять: “Никогда, не используйте, длинное, слово, если, есть, короткое”. Короткое слово, а также предложение, обычно лучше, чем длинное, поскольку вы ведь хотите в процессе коммуникации передать какую-то свою мысль или идею максимально ясно, а не блеснуть эрудицией. Заменяйте некоторые слова, фразы, перепишите какую-то часть текста, которую нужно сделать яснее. Когда вы уже уверены, что все в порядке, что ваше послание будет воспринято именно так, как вы этого хотели, тогда вы можете придать ему блеска и сделать несколько более изящным. Постарайтесь избавиться от некоторых прилагательных, которые вам не так уж и нужны, от некоторых повторяющихся слов или фраз, нескладных предложений. Проверьте пунктуацию, особенно запятые. Прочтите вашу последнюю версию, хорошо ли она звучит? Проверьте сомнительную орфографию, пунктуацию, значения слов.

Мнение эксперта

В своей статье “Как писать для читателей” Джеймс М. Лэмби-младший призывает нас писать таким образом, чтобы те, кому мы адресуем написанное, могли бы переводить наше послание на свой язык, то есть на тот язык, который они понимают. Лэмби указывает на суть тех трудностей, которые могут возникнуть в процессе коммуникации:

“Слова окажутся понятными для других людей, которые говорят на том же языке, но не обязательно до конца. Вы не можете просто “говорить по-английски”, обращаясь к другому человеку, который тоже “говорит по-английски”, поскольку это еще не означает, что вам удастся передать ему свои мысли; вы должны говорить на том английском языке, который он понимает. Вы должны выстроить тот уровень языка, который он может воспринять”.

Лэмби приводит множество примеров бюрократических высказываний, неправильно построенных предложений, напыщенного слога, закрученных, глупых и не имеющих никакого смысла фраз, а иногда даже таких, которые просто невозможно читать. Он советует: если вам нужно говорить, предварительно напишите текст, используйте краткие предложения (в среднем не более двенадцати слов). Избегайте сложных предложений. Употребляйте общеизвестные слова, не произносите редких слов. Пользуйтесь действительным залогом в своей речи, а не страдательным. Избегайте абстракций, лучше говорите о более конкретных вещах. Используйте как можно больше ссылок на личный опыт.

Однако не стоит следовать этим рекомендациям слишком строго, поскольку это может сделать вашу речь скованной и она не произведет того впечатления, которое вы рассчитывали произвести. Одним словом, старайтесь подходить гибко и использовать приведенные в этой статье правила лишь как, своего рода, общее руководство.

Если у вас есть уверенность в том, что вы можете писать более длинными, но хорошо сформулированными предложениями, которые перемешаны с короткими, и тем самым вы можете вполне эффективно передавать свои мысли другим людям, делайте это.

Резюме

Поскольку письменное общение очень важно для ваших межличностных отношений, давайте еще раз вспомним все основные моменты, прежде чем перейти к следующей части, в которой будут даны особые рекомендации относительно того, как писать разного рода письменные сообщения.

Поставьте себя на место своего корреспондента. Попытайтесь представить это себе зрительно. Вы знаете обстоятельства и цель вашего послания. Вы знаете того, кому пишете. Представьте, что это письмо вы пишете в расчете на самого себя. Вот вы получили это сообщение. Что вы испытываете?

Получилось ли у вас именно то послание, которое задумали отправить? Оказало ли оно на вас, как на получателя, тот самый эффект, который вы, как отправитель, собирались произвести? Довели ли вы, как отправитель, свое послание до совершенства, достигли ли вы своей цели, получили ли ответную реакцию, которую желали получить? Умение написать интересное письмо, которое может произвести определенное воздействие, — это мастерство, которому вы можете научиться и которое можете применять с пользой для себя.

Хостинг от uCoz