Рабочая Тетрадь 14.

Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами.

Документирование - запись информации на бумаге или любом другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.

Юридическая сила — свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

В результате документирования деятельности организации создается документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции:

  • информационная (документ создают для сохранения информации);
  • социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);
  • коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);
  • культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции).

Специальные функции:

  • управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели);
  • правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе);
  • историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества).

Реквизиты документов

Любой документ состоит из ряда элементов, например, даты, текста, подписи. В делопроизводстве эти элементы называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-97 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления (их 29). При составлении конкретного документа не обязательно использовать все реквизиты.

Перечень реквизитов:

  • 0l - Государственный герб Российской Федерации;
  • 02 - герб субъекта Российской Федерации;
  • 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • 04 - код организации;
  • 05 - код формы документа;
  • 06 - наименование организации;
  • 07 - справочные данные об организации;
  • 08 - наименование вида документа;
  • 09 - дата документа;
  • 10 - регистрационный номер документа;
  • 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • 12 - место составления или издания документа;
  • 13 – гриф ограничения доступа к документу;
  • 14 – адресат;
  • 15 – гриф утверждения документа;
  • 16 – резолюция;
  • 17 – заголовок к тексту;
  • 18 – отметка о контроле;
  • 19 – текст документа;
  • 20 – отметка о наличии приложения;
  • 21 – подпись;
  • 22 – гриф согласования документа;
  • 23 – визы согласования документа;
  • 24 – печать;
  • 25 – отметка о заверении копии;
  • 26 – отметка об исполнителе;
  • 27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • 28 – отметка о поступлении документа в организацию;
  • 29 – отметка для автоматического поиска документа.

Бланки документов

Рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

  • общий бланк;
  • бланк письма;
  • бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.

Бланк письма используется для составления писем, факсов.

Бланк конкретного вида документа, соответственно, используется для составления конкретных документов (за исключением письма).

Часто используются бланки руководителей - должностные бланки.

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения.

Организация работы с документами

Организация работы с документами – одна из основных составляющих делопроизводства.

Выделяют три группы документов:

  • поступающие (входящие) документы,
  • отправляемые (исходящие) документы,
  • внутренние документы.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

  • первичную обработку;
  • предварительное рассмотрение, разметку;
  • регистрацию;
  • рассмотрение документов руководством;
  • направление на исполнение;
  • контроль исполнения;
  • исполнение документов;
  • подшивку документов в дела.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

  • составление проекта документа исполнителем;
  • проверка правильности оформления проекта документа;
  • согласование проекта документа;
  • подписание документа директором (в необходимых случаях утверждение);
  • регистрация документа;
  • отправка документа адресату;
  • подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими документами:

  • составление проекта документа исполнителем;
  • проверка правильности оформления проекта документа;
  • согласование проекта документа;
  • подписание документа директором (утверждение, в необходимых случаях);
  • регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

  • передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
  • контроль исполнения документа;
  • исполнение документа;
  • проставление отметки об исполнении;
  • подшивка исполненного документа в дело.

Регистрация и контроль исполнения документов

Существуют несколько форм регистрации документов:

  • централизованная,
  • децентрализованная,
  • смешанная.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

  • входящие документы;
  • исходящие документы;
  • внутренние документы;
  • коммерческие контракты;
  • документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Регистрация документов – это начальный этап контроля за исполнением документов.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению директора поставлены на контроль.

Существуют следующие этапы контроля исполнения документов:

  • Текущий контроль (сбор ежедневных сведений об исполняемом документе);
  • Предупредительный контроль (предупреждение о необходимости исполнения документа за 2-3 дня до срока);
  • Итоговый контроль (обобщает результаты по исполнению документов отдельными сотрудниками и всей организацией).

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел – это список заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.

В номенклатуру дел включаются все дела организации, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела.

Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Современные средства оргтехники.

В настоящее время оргтехника в России классифицируется по следующим основаниям:

  1. Носители информации (на бумажной основе, на магнитных носителях и т.д.)
  2. Средства составления и изготовления документов (ручки, печатные машинки, диктофоны и т.д.)
  3. Средства репрографии и оперативной полиграфии (копиры, дупликаторы и т.п.)
  4. Средства обработки документов (листоподборочные машины, ламинаторы и т.п.)
  5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов (папки, картотеки, шкафы и т.п.)
  6. Средства электросвязи (телефонная связь, электронная почта и т.п.)
  7. Банковская оргтехника (банкоматы, машины для счета купюр и т.п.)
  8. Другие средства оргтехники (компьютерные аксессуары и т.п.)
  9. Офисная мебель и оборудование.

Работа с электронными документами

Некоторые преимущества электронного делопроизводства:

№

Виды деятельности

Преимущества

1

Создание документов

Преимущества очевидны: можно создать новый документ, отредактировать уже существующий, придать документу соответствующий дизайн. Очень удобна существующая в Microsoft Word автоматическая проверка орфографии и пунктуации. Используя определенные шрифты и параметры полей документа, без труда можно создать документ, соответствующий требованиям ГОСТа. Кроме того, для ввода текста в компьютер можно использовать сканер.

2

Создание бланков документов

В компьютере можно создать бланки наиболее часто используемых документов (например, бланк Приказа), и во время изготовления очередного документа Вам необходимо будет только изменить текст и регистрационный номер – экономия времени очевидна.

3

Перевод текста

С помощью специальных программ (например, STYLUS) можно в автоматическом режиме переводить текст на основные европейские языки. После автоматического перевода требуется лишь небольшое редактирование текста документа. Это очень удобно, если Ваша организация работает с большим объемом документов на иностранных языках.

4

Регистрация документов

Очень удобно в Microsoft Excel создать электронную картотеку или базу данных. Это экономит время, облегчает поиск документа по любому поисковому признаку.

5

Контроль за исполнением документов

Если при регистрации документа в базе данных Вы заполните графу "Контрольная дата", можно сказать, что это автоматически поставит документ на контроль.

Кроме того, используя базу данных зарегистрированных документов, можно создать типовые справки-отчеты (например, справка об отправленных документах, справка о поступивших документах, справка о неисполненных документах, справка о документах, находящихся на исполнении). Эти справки помогут директору контролировать исполнение документов.

6

Формирование личных дел

Используя базу данных для формирования личных дел сотрудников организации, Вы получаете следующие преимущества: удобно вносить любые изменение (телефон, семейное положение и т.п.), возможность сортировать данные по столбцам (например, по алфавиту), с помощью команды-запроса можно в считанные секунды получить необходимую информацию, находящуюся в базе данных.

7

Формирование номенклатуры дел

Можно вести номенклатуру дел организации, используя Microsoft Excel. Можно вносить нужные исправления и добавления, не переписывая при этом всю страницу журнала (что неизбежно при бумажном делопроизводстве).

8

Информационно-справочная работа

Используя для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организации базу данных, можно без труда получить любую информацию об этих документах. Электронная справка может дать ответ на любой вопрос: о конкретном документе, о группе документов, об исполнителе, об адресате.

9

Поиск документов

В компьютере довольно просто найти документ, если на нем стоит реквизит 29 "Отметка для автоматического поиска документа". Но даже если такого реквизита на документе нет, можно использовать Проводник для поиска документа, если Вы знаете дату создания документа или название документа. Если Вы не знаете и этого, можно найти документ следующим образом: включить компьютер, нажать кнопку Пуск, нажать Найти, нажать Файлы и папки, далее заполнить параметры поиска и нажать Найти.

10

Защита документов

Защитить документы от несанкционированного доступа можно при помощи пароля. Если в Вашем компьютере хранится важная информация и Вы не хотите, чтобы к ней имели доступ другие сотрудники организации, можно задать пароль на программном уровне, в этом случае без пароля компьютер не запустится. Если за компьютером работает несколько сотрудников, можно защитить от доступа конкретный документ. В Microsoft Word для этого надо: открыть документ, для которого надо установить пароль, в панели Меню выбрать Сервис, выбрать Установить защиту, ввести пароль, нажать ОК.

 

 

Подведем итоги:

Существует 29 реквизитов, используемых в документах управления.

Количество реквизитов и порядок их расположения на конкретном документе определяются задачами, для решения которых документ создается.

Различают следующие бланки документов организации:

  • Общий бланк
  • Бланк письма
  • Бланк конкретного вида документа.

Среди множества документов можно выделить следующие группы:

  • организационные документы (устав, учредительный договор, структура, штатная численность, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.);
  • распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
  • документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные карточки, трудовые книжки);
  • финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, отчеты, сметы);
  • информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы).
  • нормативные документы государственных органов (документы, регулирующие различные вопросы деятельности)
  • коммерческие контракты

К основным документам управления относятся:

  • приказы,
  • указания,
  • инструкции,
  • протоколы,
  • акты,
  • докладные записки,
  • контракты,
  • должностные инструкции,
  • объяснительные записки,
  • справки,
  • письма, факсы,
  • телефонограммы.

К документам по личному составу относятся:

  • трудовые контракты,
  • приказы по личному составу,
  • трудовые книжки,
  • личные карточки,
  • личные дела.

В документационном обеспечении организации выделяют три группы документов:

  • поступающие (входящие) документы,
  • отправляемые (исходящие) документы,
  • внутренние документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Для регистрации документов применяются регистрационные журналы.

Существуют несколько форм регистрации документов:

  • централизованная,
  • децентрализованная,
  • смешанная.

Периодически в организации проводят ревизию документов. При проведении ревизии документы подразделяются на 3 группы:

  • документы, предназначенные для архивного хранения;
  • документы, подлежащие уничтожению;
  • документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Документы, имеющие гриф "КТ" или "Конфиденциально" регистрируются и хранятся отдельно.

 

Существует большое множество средств современной оргтехники.

Практически во всех офисах используются:

  • Компьютеры
  • Диктофоны
  • Принтеры
  • Ксероксы
  • Телефоны
  • Факсы
  • Компьютерные аксессуары

 

Использование компьютеров не меняет основных задач и принципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно организовывать работу с документами.

В современном деловом мире существуют правила этикета, придерживаясь которых, можно добиться больших успехов в бизнесе

Существует множество персональных информационных систем. Это удобные инструменты, они всегда точно напоминают Вам о том, что надо сделать. Но они никогда не смогут решить за Вас, что Вам делать завтра, если Вы сами этого не решите и не занесете информацию в компьютер.

Хостинг от uCoz